3 astuces pour maîtriser la phase de planification d’un projet

Développons la « phase de planification » de la méthode SAIL de Penon, qui conduit les projets du début à la fin. Ce cadre en 6 phases (vision, planification, construction, livraison, exploitation) aide les chefs de projet à obtenir des résultats remarquables, qu’il s’agisse de petits projets ou d’initiatives de grande ampleur.

La phase de planification est celle où les idées prennent forme. Il s’agit de traduire la vision du projet en une feuille de route concrète, d’affecter les ressources et d’anticiper les difficultés. Une planification efficace garantit que chaque membre de l’équipe sait quoi faire, quand le faire, et comment sa contribution s’inscrit dans l’ensemble.

Voici 3 astuces essentielles pour maîtriser la phase de planification :

1 – Définir intelligemment les chantiers : le bon équilibre stratégique

La clé est de trouver le bon équilibre entre logique métier, organisation des équipes, fonctions de l’entreprise et étapes techniques, sites. Trouver la bonne structure de chantiers demande vraiment de l’expérience en direction de programme ; mais la bonne nouvelle, c’est qu’on peut l’ajuster en chemin.

Mon astuce pour définir la meilleure structure de chantiers : je me représente le projet dans sa phase d’exécution pour éprouver la définition et la nécessité de chaque chantier. Que contient-il ? Qui le pilotera ? Pour quel résultat ? Est-il pertinent ?… Un chantier bien conçu doit répondre à la fois aux objectifs de l’entreprise et aux réalités opérationnelles. Quand j’ai terminé ma structure de chantiers, je suis presque capable de raconter l’histoire du projet.

2 – Fixer des objectifs trimestriels avec des sous-objectifs mensuels

Plutôt que de travailler avec des échéances floues, je découpe le projet en objectifs trimestriels, chacun appuyé par des sous-objectifs et des activités mensuels. Cette approche m’aide à aligner les efforts de l’équipe sur les objectifs stratégiques tout en donnant des jalons clairs à court terme.

Cette astuce aide tous les acteurs (parties prenantes, direction et équipes projet) à prendre leurs responsabilités, à visualiser les étapes et à créer une dynamique. Elle donne un sentiment d’urgence et de progression.

3 – Distinguer ce qui est critique de ce qui ne l’est pas (indispensable, important…)

Toutes les tâches et tous les objectifs ne se valent pas. Je classe donc les tâches et les objectifs selon leur importance :

• Indispensable : critique pour la réussite du projet.
• Important : important mais pas urgent.
• Souhaitable : appréciable si le temps et les ressources le permettent.
• Exclu : pas une priorité.

Cette astuce aide à clarifier les priorités, à aligner les équipes et à rester concentré sur les livrables essentiels.

Et vous…

Bien sûr, ce ne sont que quelques astuces – Nous (chez Penon) avons d’autres astuces et méthodes à partager avec vous tous.
Vous avez besoin d’un directeur de programme ou d’aide sur un projet ?
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Écrit par Jean-Christophe Laurent,
jclaurent@penonpartners.com