Bâtir une capacité de calcul du coût des services informatiques
Bienvenue dans la quatrième partie de ma démarche en cinq étapes pour repérer le gaspillage financier dans votre budget informatique.
Cette quatrième partie n’est pas pour les âmes sensibles. Bâtir une capacité de calcul du coût des services informatiques demande du temps, des efforts et des compétences qu’on ne trouve généralement pas dans les organisations informatiques, ainsi qu’un solide partenariat avec votre direction financière. Il s’agit de créer au sein de l’informatique une capacité rattachée à un bureau de Technical Business Management (TBM), qui réunit expertise métier et expertise technique pour gérer l’informatique comme un prestataire de services.
Voici les cinq étapes que je vous recommande de suivre pour mettre en place une capacité de calcul du coût des services informatiques :
1. Prenez le temps d’identifier tous les services informatiques que vous fournissez à l’entreprise. Ils se répartissent généralement en deux grandes familles : la main-d’œuvre de réalisation des projets et les services techniques. La main-d’œuvre de réalisation des projets, ce sont les heures passées à concevoir l’architecture, à concevoir et construire les solutions et à piloter la réalisation (la gestion de projet, par exemple). Les services techniques, ce sont tous les domaines qui font tourner l’informatique : stockage (niveau 1, 2, …), serveurs par type (x86, Unix…), services cloud (GCP, AWS, Azure…), réseau, connectivité, bases de données, conteneurs, équipements des utilisateurs (ordinateur portable, téléphone…), etc. Quand vous définissez vos services informatiques, il est très important de ne pas faire preuve de trop de créativité. Vos services doivent correspondre à ce que le secteur utilise sur le marché, car vous devrez les comparer à ce qui peut s’acheter sur le marché.
2. Pour chacun des services informatiques identifiés, vous devrez définir son unité. Là encore, ne faites pas preuve de trop de créativité, car elle doit correspondre à ce qui peut s’acheter sur le marché. Pour la réalisation des projets, ce sera généralement une heure de travail ; pour le stockage, le gigaoctet ; pour les serveurs, petit, moyen ou grand ; puis ordinateur portable, poste fixe, etc.
3. Vous devez identifier qui, au sein de l’informatique, est responsable de chacun des services définis ci-dessus. Ces personnes prendront le rôle de responsables de service. Il leur faut une bonne compréhension du service, mais aussi une solide compréhension de la finance. En effet, le responsable de service doit comprendre non seulement la technologie, mais aussi ce qu’elle coûte à faire fonctionner. Ces personnes seront difficiles à trouver, car un technicien qui connaît la finance est rare, et l’inverse l’est tout autant.
4. Vous devez ensuite nouer un partenariat entre l’informatique et la Finance afin d’identifier ensemble tous les coûts qui composent chacun des services informatiques définis ci-dessus. Une fois ce travail terminé, vous aurez le coût total de possession (TCO) de chaque service. L’objectif est de répartir 100 % du budget informatique entre les services informatiques. S’il vous reste des sommes que vous n’avez pu rattacher à aucun service, vous avez l’occasion d’éliminer des coûts qu’aucun service n’utilise. Vous devez aussi déterminer combien d’unités composent chaque service. Vous disposez alors non seulement d’un budget total par service, mais aussi d’un coût unitaire budgété pour chacun.
5. Les responsables de service doivent ensuite identifier qui consomme chaque unité de chaque service informatique. Le responsable de service peut ainsi indiquer quelle part de chaque service consomme chaque utilisateur (unité opérationnelle, application, société, client) et si la demande est stable, en hausse ou en baisse. C’est une occasion très forte de travailler avec les utilisateurs et de leur donner les moyens de comprendre leur demande de services et la façon de l’ajuster pour faire des économies. Consomment-ils plus que nécessaire ? Utilisent-ils un stockage coûteux pour des données peu importantes ? Paient-ils encore l’équipement d’un collaborateur parti, faute d’avoir clôturé complètement son départ ? etc.
Ces cinq étapes sont un excellent point de départ, mais avec le temps et une maturité accrue, on peut faire bien davantage. Par exemple, connaître le coût unitaire de chaque service informatique permet aux responsables de service de montrer s’il est stable, en hausse ou en baisse. Cela permet aussi à la Finance et au responsable de service de comprendre toute variation d’un coût unitaire qui dépasse le budget et d’en trouver la cause profonde. Enfin, ces coûts unitaires donnent au responsable de service la possibilité de se comparer à ce qui peut s’acheter sur le marché. Si le service informatique est moins cher sur le marché, le responsable de service doit justifier pourquoi il faut continuer à le fournir comme aujourd’hui, ou défendre l’idée de l’acheter ailleurs.
C’est un sujet très complexe, qui offre de nombreuses possibilités et occasions de faire des économies. Si vous avez besoin d’aide pour y parvenir, ou si vous voulez découvrir d’autres moyens d’économiser pour réduire votre budget informatique et/ou dégager des fonds à investir dans de nouvelles capacités informatiques, prenez rendez-vous pour échanger avec moi et parler de mes offres.
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