Facturation et comptabilité clients : 7 critères avant de choisir un nouvel ERP

Tous les ERP n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. Il est donc important d’évaluer vos besoins : ce qui est obligatoire, ce qui serait un plus, et ce qui n’est pas vraiment nécessaire. Deux entreprises peuvent réaliser le même chiffre d’affaires annuel, l’une avec une facture mensuelle de 1 M$ à un seul client, l’autre en facturant 12 $ un million de fois par an à des milliers de clients ; elles auront à coup sûr des besoins très différents.

Voici 7 points à vérifier pour choisir votre prochain ERP :

1. Gestion des données : évaluez la capacité du système à tenir les fiches clients, à suivre les échanges avec les clients et à gérer leurs limites de crédit, leurs listes de prix et leurs conditions de paiement.
2. Facturation : assurez-vous que cet ERP prend en charge vos formats de facture, vos prix et votre structure de remises, qu’il permet de personnaliser les modèles de facture et qu’il automatise la création et l’envoi des factures.
3. Traitement des paiements : le système doit permettre un traitement des paiements efficace et sûr, et offrir plusieurs moyens de paiement aux clients, surtout en B2C. En B2B, vérifiez les possibilités de paiement électronique (virements ACH) par rapport aux chèques, qui peuvent prendre beaucoup de temps.
4. Lettrage des encaissements : évaluez les capacités de lettrage. Le rapprochement automatique des paiements clients avec les factures correspondantes simplifie le lettrage et réduit le travail manuel.
5. Gestion du recouvrement : assurez-vous que les fonctionnalités de recouvrement répondent à vos besoins. Vérifiez la possibilité de gérer les créances en cours pour automatiser les relances et les rapprochements de relevés. Le système doit faciliter l’escalade des relances, une gestion efficace des litiges et une communication efficace au sein de l’organisation, pour garder de bonnes relations avec les clients. Vous pouvez même envisager de l’intégrer à votre CRM pour améliorer la visibilité et le service client.
6. Gestion du crédit et des risques : demandez-vous si vous avez besoin d’outils de gestion du crédit et des risques pour évaluer la solvabilité des clients, fixer des limites de crédit et suivre les expositions. Cela aide à limiter le risque d’impayés et à améliorer la performance globale de la comptabilité clients.
7. Balances âgées et reporting : examinez les balances âgées clients de l’ERP et vérifiez si vous pouvez les personnaliser. Examinez aussi les autres rapports, comme les indicateurs de performance de la comptabilité clients, par exemple le DSO (délai moyen de paiement des clients). Ces rapports éclairent les factures en cours, les tendances de paiement et le comportement de paiement des clients, pour une gestion plus efficace de la comptabilité clients.

En tenant compte de ces points propres à la comptabilité clients, vous pourrez choisir un ERP qui gère efficacement vos processus clients, fluidifie votre trésorerie, réduit les impayés, améliore le recouvrement et renforce vos relations avec vos clients.

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