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« Où est l’imprimante ? »

« Où est l’imprimante ? » (Cet article est le premier d’une série de 3 articles sur la réduction des coûts d’impression en entreprise)

Qui n’a jamais entendu cette question de la part d’un nouveau salarié ou d’un visiteur venu d’un autre site ?
Il existe généralement deux approches de l’impression :

  • La première, traditionnelle et un peu dépassée, veut que si l’imprimante est proche des salariés, ils n’ont pas à se déplacer pour récupérer leurs impressions, ils gagnent du temps, et l’entreprise fait donc des économies.
    La seconde, plus courante, consiste à avoir un seul copieur-imprimante de qualité par étage de chaque site, ce qui réduit vos coûts (maintenance, cartouches de toner…).
  • Chez Penon Partners, nous défendons l’approche de l’imprimante unique par étage, et pour ces cinq raisons bien distinctes… certaines pourraient vous surprendre !
  1. Les coûts

Passer à une seule imprimante partagée et performante par étage devrait vous faire faire des économies :

  • Votre équipe informatique gagnera du temps, car elle n’aura plus plusieurs imprimantes à entretenir,
  • L’encre coûte cher, surtout pour les petites imprimantes, et aucune économie d’échelle n’est possible (on s’aperçoit souvent au bout d’un moment que le parc d’imprimantes compte des marques et des modèles très divers),
  • Les gens ont tendance à imprimer beaucoup moins s’ils doivent traverser le bureau pour récupérer leurs impressions.

(Je n’entrerai pas dans les détails ici, mais contactez Penon Partners si vous avez besoin d’un diagnostic personnalisé pour votre entreprise)

  1. L’environnement

Imaginez que votre entreprise adopte une politique d’imprimante unique par étage : vous n’avez plus à entretenir et à remplacer régulièrement toutes ces imprimantes individuelles, vous pouvez organiser le recyclage des cartouches de toner (puisque vous n’en avez plus qu’un seul type à gérer) et, comme vous imprimez moins, vous consommez moins de papier, ce qui est bon pour l’environnement. (Félicitations !)

  1. La communication interne

On sous-estime souvent la force de la communication informelle. En ces temps de télétravail, on peut avoir le sentiment que l’on gagnerait du temps à connaître les personnes avec qui l’on travaille. L’imprimante d’étage a le même pouvoir que la machine à café ou la fontaine à eau. Vous vous y arrêtez, en même temps que Greta du marketing, et vous discutez un peu ; la prochaine fois que vous devrez informer tous vos fournisseurs de votre nouveau processus d’achat, vous serez content de connaître quelqu’un au marketing qui pourra vous aider à envoyer un e-mail groupé. Cela pourrait aussi vous éviter ce coûteux séminaire annuel de cohésion d’équipe.

  1. La sécurité

Beaucoup de modèles actuels d’imprimantes d’étage offrent une fonction d’« impression sécurisée ». Elle garantit que des documents confidentiels ou sensibles ne sont pas imprimés puis laissés dans un bac de sortie, à la vue de n’importe qui. Une impression sécurisée reste en attente dans l’appareil jusqu’à ce que vous arriviez pour la lancer, en saisissant un code PIN ou en passant votre badge devant l’imprimante. C’est utile pour les documents que vous ne voulez pas montrer aux autres, ou pour les gros documents dont vous ne voulez pas qu’ils monopolisent l’imprimante avant que vous puissiez venir les surveiller.

Vous devriez le faire si vous imprimez des données personnelles, car cela vous aidera à respecter de nombreux programmes de sécurité comme les audits PCI, HIPAA et le RGPD.

De plus, l’impression sécurisée peut vous faire faire des économies, car elle n’imprime que là où vous êtes. Si vous lancez une impression par erreur, elle ne sera jamais imprimée. Si vous envoyez par erreur une impression vers la mauvaise imprimante, elle ne sera jamais imprimée.

  1. La santé

Parlons-nous encore d’imprimantes ? Oui. Laissez-moi vous poser quelques questions : pensez-vous vraiment que des salariés collés à leur chaise de bureau pendant 8 heures sont plus productifs ? Combien d’entre vous ont sur leur montre connectée une application qui leur rappelle toutes les heures de se lever et de marcher un peu ? Combien d’entreprises participent aux frais de salle de sport de leurs salariés pour les y inciter ? Les salariés sont des êtres humains : ils ont besoin de bouger, de parler, de quitter leur écran des yeux. Chacun reconnaîtra que prendre soin de ses salariés a des effets importants sur la motivation, la productivité et l’absentéisme, et permet à l’entreprise d’économiser sur le long terme. Restons simples : laissez-les marcher, bouger et parler au bureau ! Si l’imprimante d’étage n’est pas LA SEULE solution, elle fait sûrement partie de votre plan pour garder vos salariés en bonne santé !

Alors, vous ai-je convaincu ? Quelle est votre expérience des politiques d’impression en entreprise ?

Restons en contact, et suivez Penon Partners pour recevoir les prochains articles de la série : « Économiser sur l’impression » et « Le bureau sans papier ».

Écrit par Carole Devies - Finance Transformation Practice Leader chez Penon Partners

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Écrivez à Carole à cdevies@penonpartners.com

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