Pour la Finance, les données de référence comptent !
Les données de référence sont les données de base utilisées dans toute votre entreprise : par exemple les clients, les fournisseurs, les articles et le plan comptable. Elles ne sont pas transactionnelles, ce qui signifie qu’elles ne devraient pas changer sur une période donnée. Tout le monde s’accorde à dire que les données de référence sont importantes et doivent être traitées comme telles : meilleure efficacité, meilleures décisions, conformité et sécurité… mais la gestion des données de référence coûte cher et prend du temps. La direction administrative et financière est directement concernée et touchée par ces affreux coûts cachés ! Les données de référence sont utilisées par toute l’entreprise : une erreur à un endroit peut donc entraîner de multiples erreurs, et c’est souvent votre direction administrative et financière qui en paie le prix :
- L’adresse d’un client n’est pas mise à jour ? Votre livraison n’est jamais reçue, votre facture jamais payée…
- La fiche d’un fournisseur est en double ? Vous passez soudain deux fois plus de temps à rapprocher son relevé,
- Les centres de coûts sont mal définis ? Il vous faut bricoler des solutions sous Excel pour obtenir ce beau rapport demandé par le directeur financier…
Alors, que pouvez-vous faire ?
1/ Identifier.
Quelles données sont pertinentes ? Trop d’informations peuvent entraîner des erreurs, une maintenance lourde et une énorme perte de temps pour les équipes. Même si votre ERP propose 20 axes analytiques différents, cherchez toujours à simplifier : quelles données sont essentielles à vos opérations ? Échanger avec les équipes Marketing, Achats et Supply Chain est indispensable pour définir les informations pertinentes.
2/ Harmoniser.
Plusieurs sources utilisent peut-être les mêmes données : réfléchissez à la façon de les harmoniser. Cela peut passer par le développement d’une interface ou par l’investissement dans un outil de gestion des données.
3/Gouverner.
Considérez les données comme une information vivante. Vous pouvez faire un grand nettoyage de temps en temps, mais nous conseillons un entretien continu : mettez en place un système de gestion des données de référence (MDM) : règles, définition des rôles, cartographie des processus, formation, évaluations de la sécurité des données et de la conformité.
Et ensuite ?
La gestion des données de référence évolue vite. Le recours à l’intelligence artificielle (IA) permettra aux organisations d’automatiser la gouvernance des données, de les gérer plus efficacement et d’en améliorer la qualité pour de meilleures décisions.