Réfléchir, décider et exécuter
Dans votre vie professionnelle, avez-vous déjà été agacé par des sujets qui tournent en rond, qui ont déjà été discutés ou tranchés, mais qui refont surface et reviennent sur la table ? Vous êtes-vous déjà demandé : « Pourquoi reparle-t-on de cela ? N’en avons-nous pas déjà discuté ? » Passons à autre chose.
Pour réduire le nombre de ces situations agaçantes, je recommande d’appliquer 3 temps bien distincts à chaque carrefour, lorsque des choix doivent être examinés et des décisions prises :
1/ Réfléchir : élaborer des options, analyser le pour et le contre, faire un SWOT, quelle que soit la méthode choisie. Discuter en groupe, échanger des idées. évaluer, etc…
2/ Décider : convenir de clore la phase de réflexion et annoncer qu’il est temps de décider. Rassembler et analyser les données, faire un tour de table, et dire clairement quand une décision a été prise !
3/ Exécuter : puis mettre en œuvre ce qui a été décidé.
À mon sens, il est essentiel de bien comprendre et de bien distinguer ces 3 temps, quel que soit le sujet traité.
Il est important de bien séparer ces 3 phases dans votre esprit et de fixer des jalons et des explications clairs. « La réflexion est terminée, nous avons toutes les idées et tous les points de vue, prenons maintenant la décision sur ce que nous allons faire. » « Décision prise - lançons la mise en œuvre. Nous prévoyons de faire ceci et cela ».
Cette démarche s’applique quels que soient la taille et le contexte :
Quels que soient la taille et le type du changement à mener, si vous revenez sans cesse aux réflexions et aux discussions, vous tournez en rond et vous n’avancez pas
Ce cycle peut être très long ou assez court selon ce que vous faites.
Par exemple, la démarche en 3 temps peut être très rapide (moins d’une heure ou d’une journée) pour de petits sujets, et durer plusieurs mois pour des décisions plus importantes (comme une fusion-acquisition, une nouvelle organisation, le choix d’un outil métier). L’important est de bien distinguer ces trois temps - et de savoir où vous en êtes.
Suis-je dans la phase de réflexion ? Sommes-nous en train de décider ? Ou sommes-nous en train de mettre en œuvre ?
/!\ Ne laissez pas les gens sauter d’une phase à l’autre - gardez le contrôle. Sinon, cela créerait une très forte perturbation.
Facteurs clés de succès pour limiter les allers-retours entre ces 3 temps
Clarifiez la démarche, soyez transparent et fixez des jalons clairs.
Pendant la réflexion, ne vous retranchez pas sur votre position, gardez l’esprit ouvert. Demandez aux autres d’être ouverts aussi.
Ne laissez pas des positions ambiguës sans clarification tourner en rond pendant l’atelier et pendant la phase de décision.
Assurez la responsabilité et l’engagement de tous les contributeurs de chaque action - nommez des responsables et fixez des échéances.
Bien sûr, la vie n’est pas si simple, mais garder ces temps en tête facilite grandement les choses.
JC
Écrit par Jean-Christophe Laurent, jclaurent@penonpartners.com, CEO chez Penon Partners
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