Simplifier les opérations financières : un nouveau regard

Les équipes financières demandent souvent aux autres services d’améliorer leurs processus et de réduire leurs coûts pour se concentrer sur les activités à valeur ajoutée. Mais qu’en est-il de leurs propres processus et opérations ?

Notre proposition, différente de l’approche habituelle, croise le regard RH et le regard métier : elle vous permet d’améliorer vos processus comme les compétences de votre équipe.

• Commencez par évaluer la situation actuelle de l’équipe :
  → Assurez-vous que chaque membre de l’équipe a une fiche de poste détaillée. C’est un bon point de départ, très utile aussi pour les RH (du recrutement à l’évaluation de la performance, jusqu’à la formation).
  → Construisez la matrice de compétences de la direction financière (et de ses services) : définissez les principales tâches et compétences, et évaluez celles des collaborateurs. Cela vous aidera aussi à comprendre les forces et faiblesses de votre équipe, et à repérer les personnes clés et les risques.
• Évaluez les principales activités avec ce regard RH en tête – et pas seulement pour des raisons métier et de coûts – et donnez la priorité aux processus à améliorer. Les membres de l’équipe étant associés dès cette étape, leur engagement pour la suite sera bien plus fort.
• Parcourez le premier processus choisi du début à la fin.
  → Repérez les faiblesses : temps d’attente, doublons, tâches manuelles, causes d’erreurs et possibilités d’automatisation. Chaque étape du processus doit être remise en question.
  → Cartographiez le processus : une représentation visuelle vous aidera à faire ressortir les goulets d’étranglement, les risques et les tâches sans valeur ajoutée.
  → Identifiez les améliorations nécessaires.
• Mettez en place le nouveau processus :
  → Concevez le nouveau processus : associez les parties prenantes concernées pour en assurer la réussite.
  → Planifiez et déployez le nouveau processus : la conduite du changement, la formation, la communication et la documentation des processus en seront les clés.

Cette approche, qui s’intéresse autant aux personnes qu’aux processus, améliorera l’efficacité et donnera aussi plus d’autonomie à votre équipe.

Vous aurez peut-être besoin d’une aide extérieure, neutre et ponctuelle, pour mener cela à bien. Parlons-en ensemble !

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