Trouvez de la trésorerie dans vos contrats informatiques

Bienvenue dans la troisième partie de ma démarche en cinq étapes pour repérer le gaspillage financier dans votre budget.

Passez-vous régulièrement en revue vos contrats et vos factures informatiques ? Vous devriez, car il y a toujours de l’argent à y trouver.

Renouvellements de contrats :

Si des contrats arrivent à renouvellement dans les 6 à 12 prochains mois, vous devriez préparer un plan d’action sur la façon d’aborder ce renouvellement.

• Regardez du côté des concurrents de votre fournisseur pour voir si vous pouvez obtenir une meilleure offre qu’en renouvelant avec le fournisseur actuel.
• Vérifiez que vous payez un prix compétitif par rapport au marché.
  • Si vous êtes membre de Gartner, Forester, IDC ou d’un autre cabinet. Ils recueillent les informations contractuelles de leurs membres et vous les communiqueront pour que vous puissiez les comparer à ce que vous obtenez.
  • Il existe aussi des tiers spécialisés dans la négociation de contrats pour certaines technologies. Ils peuvent négocier pour vous un prix compétitif et vous factureront un pourcentage des économies réalisées.
  • Envisagez de lancer un appel d’offres (RFP) pour mettre les fournisseurs en concurrence.
• Assurez-vous d’utiliser encore tout ce que vous payez. Si ce n’est pas le cas, faites retirer ces éléments du contrat.
• Assurez-vous de ne pas utiliser plus que ce que vous payez. Si c’est le cas, supprimez l’usage excédentaire ou préparez-vous à négocier la pénalité que le fournisseur pourrait vous facturer.
• S’il s’agit d’un contrat important, envisagez de lancer un appel d’offres (RFP).

Remises sur volume :

La consommation de votre entreprise est-elle trop faible pour obtenir les remises sur volume dont bénéficient les plus grandes entreprises ? Envisagez de travailler avec des revendeurs à valeur ajoutée (VAR) plutôt qu’avec les fabricants d’origine (OEM). Si vous trouvez le bon revendeur, il bénéficiera déjà de la remise sur volume et vous en fera profiter en partie, pour un prix inférieur à celui que vous accorderaient les fabricants.

De plus, les revendeurs peuvent vous fournir des services précieux en complément de vos achats, comme la conduite d’appels d’offres, le stockage et la distribution du matériel, la préparation des images de vos systèmes, ou la fourniture d’ensembles de matériel et/ou de logiciels entièrement testés, pour que vous n’ayez pas à le faire vous-même.

Maintenance :

Payer vos fabricants pour la maintenance et le support n’est pas toujours la meilleure solution, ni la moins chère. De plus, les fabricants n’aiment pas assurer le support des anciennes versions de leurs produits : ils augmentent donc leurs prix à mesure que les produits vieillissent, pour couvrir leurs coûts et tenter de vous inciter à passer à leurs produits ou versions les plus récents. Se tourner vers des tiers qui assurent la maintenance et le support peut s’avérer financièrement intéressant.

De l’argent facile :

Veillez à examiner et à contrôler vos factures. Vous facture-t-on quelque chose que vous n’utilisez plus ? Les tarifs facturés sont-ils ceux que prévoit votre contrat ?

Certaines facturations sont très compliquées (les contrats de télécommunications, par exemple). Elles sont très difficiles à établir pour les fournisseurs, si bien que les erreurs ne sont pas rares. Le contrôle des factures peut aussi être très complexe : envisagez donc de faire appel à un partenaire pour réaliser ces audits. Il vous facturera un pourcentage de ce qu’il trouve et des économies réalisées, mais ce sera moins que ce qu’il vous en coûterait de les trouver vous-même.

Vous avez besoin d’aide pour concrétiser ces économies, ou vous voulez découvrir d’autres moyens d’économiser sur vos contrats informatiques ? Je peux vous aider à réduire votre budget informatique et/ou à dégager des fonds à investir dans de nouvelles capacités informatiques. Prenez rendez-vous pour échanger avec moi et parler de mes offres. Je serai ravi d’en discuter. Calendly - Andy Smith