Mise en place de KOFAX pour automatiser le processus de comptabilité fournisseurs

Contexte

Une entreprise américaine de production et de services gérait sa comptabilité fournisseurs sur papier. Elle perdait donc beaucoup de temps à obtenir les bonnes approbations, croulait sous les piles de factures sur les bureaux et recevait sans cesse des plaintes des fournisseurs et des équipes opérationnelles. Elle a décidé d'automatiser ses processus en mettant en place l'outil KOFAX (automatisation robotisée des processus, RPA).

Réalisation

Penon Partners a piloté le projet de mise en place du système KOFAX et la conduite du changement. Les enjeux étaient d'intégrer KOFAX à l'architecture et aux flux informatiques, et d'amener l'équipe AP à l'adopter. Nous avons procédé ainsi :

Définition des cas d'usage :

Identifier les cas d'usage métier et les changements d'organisation : rapprochement à 2 ou 3 voies selon le type de facture, nouveaux rôles.
Concevoir les processus futurs, l'intégration des systèmes et les circuits de validation
Valider avec le directeur financier et les responsables AP les ajustements nécessaires à leur organisation.

Mise en place de KOFAX

Rédaction des spécifications fonctionnelles pour KOFAX et la direction informatique
Paramétrage de l'outil : interfaces, circuits de validation et profils d'utilisation
Pilotage des cas de test, de leur exécution avec l'équipe AP et des revues.

Sécuriser l'exploitation

Formation de l'équipe et rédaction de ses procédures opérationnelles standard.

Résultat

Cette intégration de KOFAX a considérablement réduit les temps de traitement et amélioré la qualité des données et la fiabilité des approbations. Les fournisseurs sont payés à temps, les équipes suivent les volumes et les performances et ont clarifié les rôles de l'organisation, du bon de commande à la réception et au paiement. Le FP&A a accès à l'outil pour consultation et pour les provisions, et peut se concentrer sur l'analyse des dépenses.