Cartographie des processus O2C et P2P pour préparer l'arrivée d'un ERP
Contexte
Une entreprise européenne de services aux médias de 400 personnes avait décidé de mettre en place un nouvel ERP pour rationaliser et réorganiser l'ensemble de ses opérations internes et moderniser l'entreprise. Pour préparer l'arrivée de ce nouvel ERP, elle a choisi de cartographier ses processus clés O2C (de la commande à l'encaissement) et P2P (de l'achat au paiement). Les objectifs étaient de :
- Comprendre le fonctionnement actuel et les responsabilités de chaque service
- Concevoir le fonctionnement futur et préparer la conduite du changement
- Faciliter le projet ERP en fournissant des spécifications de processus de haut niveau
- Mettre en œuvre des gains rapides sans attendre la future solution ERP
Réalisation
Penon Partners a piloté la mission de cartographie des processus O2C et P2P et conçu le modèle cible avec l'équipe de direction et l'équipe de l'intégrateur ERP.
- Entretiens avec les équipes (service client, planification, opérations, finance, contrôle de gestion, achats, production, informatique)
- Cartographie détaillée des processus actuels et futurs (flux, systèmes, documents, règles…) et analyse des problèmes
- Définition de toutes les règles de gestion associées aux processus (seuils, règles de délégation, options…)
- Organisation et animation d'ateliers avec l'équipe de direction pour les échanges et la validation
- Rédaction du rapport final, avec recommandations et gains rapides
Résultat
En 3 mois, la direction générale a cartographié, spécifié et validé les futurs processus O2C et P2P.
Elle a pris des mesures immédiates sur l'organisation, les circuits de traitement, les règles d'approbation et les rôles entre les équipes.
La gestion du projet ERP, la phase de tests et, bien sûr, la conduite du changement s'en sont trouvées facilitées.