Diagnostic du processus P2P
Contexte
Une entreprise américaine de services et de production rencontrait des problèmes coûteux et récurrents dans son processus P2P et son équipe de comptabilité fournisseurs (AP).
- Difficultés, retards et tâches manuelles tout au long des étapes du processus (Coupa, NAV, e-mails)
- Difficultés de suivi des statuts et des relances, qui demandent beaucoup de recherches
- Absence de responsabilité de bout en bout sur l'ensemble du processus
Des conséquences coûteuses
- Beaucoup de temps perdu en escalades inutiles vers la direction
- Des retards dans les achats et les paiements aux fournisseurs
- Des fournisseurs qui exigent un paiement à la commande pour livrer
Réalisation
Penon Partners a mené un diagnostic de bout en bout du processus P2P pour en identifier les causes profondes et formuler des recommandations
- Entretiens avec les équipes (directeur financier, achats, équipe AP, comptabilité, contrôle de gestion, production, informatique)
- Cartographie du processus (flux, systèmes, documents, règles…) et analyse des problèmes
- Rédaction et présentation du rapport final et de ses recommandations (25 recommandations)
Résultat
En 8 semaines, le diagnostic était terminé et le rapport présenté au directeur financier, au VP Achats et au VP Contrôle de gestion.
L'entreprise a rapidement mis en œuvre des changements dans des outils comme Coupa et NAV, simplifié des flux comme les processus de demande d'achat et de bon de commande (PR/PO), amélioré sa communication avec les fournisseurs, ajusté ses règles d'approbation, réaligné les rôles des équipes et instauré une gouvernance d'amélioration continue.