Optimisation de l'équipe comptabilité fournisseurs

Contexte

Une entreprise américaine a mis en place un nouveau système RPA (Kofax) pour automatiser le processus Procure-to-Pay (P2P) et la gestion des factures fournisseurs. Six mois après sa mise en service, la gestion des factures est nettement plus efficace. Malgré ces progrès, l'arrivée de ce processus automatisé a fortement perturbé tout le cycle Purchase to Pay, et pas seulement l'équipe de comptabilité fournisseurs (AP) : les équipes achats et réception aussi.

La direction financière a lancé un bilan post-déploiement pour améliorer à la fois la qualité et l'efficacité du processus, afin d'obtenir :

• Une meilleure relation avec les fournisseurs : plus de visibilité, des paiements à temps, moins de réclamations et moins de relevés,
• Une meilleure collaboration avec la finance : des clôtures mensuelles facilitées par un processus de provisions réduit au minimum,
• Un meilleur alignement entre l'équipe AP et les acheteurs
• Un processus simplifié, qui permet à l'équipe AP d'évoluer vers un rôle plus proactif de partenaire des métiers.

Réalisation

Partie 1 – Diagnostic. Penon Partners a mené un diagnostic pour identifier les faiblesses du processus existant et formuler des recommandations :

• Analyse statistique : analyses statistiques détaillées du flux de factures.
• Entretiens avec les équipes : échanges avec l'équipe AP, la supply chain et l'informatique pour recueillir leurs constats.
• Rapport de recommandations : présentation de 25 recommandations hiérarchisées, classées selon leur difficulté de mise en œuvre et leur valeur potentielle, dont 5 actions immédiates.

Partie 2 – Mise en œuvre. À la demande du client, Penon Partners a piloté la conduite du changement :

• Reporting et indicateurs : création de rapports et d'indicateurs clés de performance pour suivre la charge de travail et la performance.
• Formation : clarification des règles, mise en place de procédures opérationnelles standard (SOP) et sessions de formation, complétées par un accompagnement quotidien du manager.
• Clarification des attentes : révision des fiches de poste pour définir clairement les rôles et responsabilités de l'équipe.
• Collaboration avec l'informatique : pilotage d'un projet commun avec la direction informatique pour améliorer les interfaces entre systèmes.

Résultat

En six mois, le temps de traitement des factures s'est amélioré de 55 %. Les membres de l'équipe ont gagné en autonomie et collaborent mieux avec leurs partenaires internes.