Accompagner un projet de reporting avec Power BI

Contexte

Une entreprise technologique multinationale a décidé de migrer son reporting financier vers Power BI. Son reporting existant reposait largement sur Excel, ce qui posait plusieurs difficultés :

• Manque d'efficacité et limites de performance – Mises à jour manuelles chronophages, tâches répétitives et difficulté à traiter de gros volumes de données.
• Problèmes d'intégrité des données – Risque élevé d'erreurs humaines dans les formules et incohérences dues aux multiples versions des rapports.
• Pas de vision en temps réel et collaboration difficile – Rapports vite dépassés et collaboration en temps réel compliquée
• Risques de sécurité – dus à l'échange des rapports par e-mail.
• Standardisation – aucune harmonisation entre les business units, plusieurs rapports pour un même objectif

Pour y remédier, l'entreprise a choisi de commencer par une preuve de concept (PoC) sous Power BI. Elle a retenu comme premier cas d'usage un rapport de performance des projets. Ce rapport était entièrement hors de l'ERP et des autres systèmes, 100 % sous Excel, ce qui en faisait un candidat idéal pour tester le passage à Power BI.

Les consultants de Penon Partners ont piloté le projet, en faisant le lien entre les équipes informatiques, chargées de la modélisation des données, et les utilisateurs finaux, qui définissaient les besoins de reporting et validaient les résultats.

Voici notre démarche :

• Étape 1 – Définir ce que nous devons voir
  • Nous avons animé des ateliers avec les parties prenantes pour définir les indicateurs
  • Nous avons analysé les rapports existants
  • Nous avons conçu des visuels clairs et intuitifs et une expérience utilisateur optimisée (indicateurs clés visibles immédiatement, bonnes pratiques appliquées au code couleur, à la structure de la mise en page, à l'apparence et à l'interactivité)
• Étape 2 – Structurer les données
  • Nous avons analysé le reporting existant pour identifier la source de vérité
  • Nous avons travaillé les modèles de données avec l'informatique (son implication est essentielle dans ce type de projet) ainsi qu'un modèle de gouvernance
  • Nous avons défini un cadre pour optimiser les sources de données.
• Étape 3 – Piloter les tests et l'adoption
  • Nous avons élaboré un plan de tests pour valider l'exactitude des données.
  • Nous avons organisé des séances de retours avec les utilisateurs pour affiner la solution (démarche itérative)
  • Nous avons formé d'abord les utilisateurs clés, puis les équipes, à l'utilisation de l'outil.

Difficultés à surmonter pendant la réalisation :

• Manque de communication entre l'informatique et les métiers → Les consultants de Penon Partners ont facilité les échanges, en traduisant les besoins métier en solutions techniques et en affinant les visuels pour présenter l'information efficacement à plusieurs niveaux. Certifiés Power BI, ils ont tiré parti de toutes les capacités de l'outil.
• Adoption lente de Power BI → Les consultants de Penon Partners ont dispensé aux utilisateurs finaux une formation ciblée sur les fonctions essentielles de la plateforme Power BI et les ont accompagnés sur le terrain.

Résultats

• Déploiement réussi des rapports en 2 mois, avec des indicateurs automatisés et fiables.
• 40 % de temps en moins consacré au reporting manuel.
• Forte adoption par les utilisateurs, grâce à un accompagnement et une formation sur mesure.
• Une équipe motivée pour continuer à utiliser l'outil et intégrer davantage d'analyses dans Power BI.

Conclusion

Un projet Power BI ne se résume pas à une mise en œuvre technique ou à la conception de tableaux de bord. Sa réussite repose sur une bonne coordination entre l'informatique et les utilisateurs finaux. Les consultants expérimentés de Penon Partners font le lien entre les deux : ils structurent, accélèrent et sécurisent les projets pour garantir une adoption optimale de l'outil et un impact durable sur l'activité.