Comptabilité fournisseurs : 5 critères pour choisir votre nouvelle solution

Ne trouvez-vous pas que l’automatisation des processus financiers a été largement négligée ? J’ai l’impression qu’il y a encore beaucoup trop de bureaux qui ressemblent à ceci :

ou à cela

La bonne nouvelle, c’est que plusieurs outils peuvent désormais améliorer les processus de comptabilité fournisseurs : ERP, RPA, OCR… et on peut les combiner ! Dans la continuité de notre précédent article sur les fonctionnalités de facturation et de comptabilité clients, voici 5 points à vérifier pour choisir votre prochaine solution :

1. Automatisation du traitement des factures : ces dernières années, d’énormes progrès ont été faits dans ce domaine. Le traitement des factures peut maintenant être en grande partie automatisé. Pour une nouvelle solution, cherchez des fonctionnalités comme la capture numérique des factures, l’automatisation robotisée des processus (RPA), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et (ma préférée) les circuits d’approbation automatisés.
2. Gestion des fournisseurs et capacités de stockage : le système doit vous permettre de tenir à jour les fiches fournisseurs et de numériser facilement les échanges. Il vous faudra aussi le stockage électronique des documents (de belles économies à la clé) et une piste d’audit.
3. Intégration du traitement des paiements : la nouvelle solution doit non seulement offrir les moyens de paiement que votre entreprise préfère, mais vous devrez aussi évaluer son intégration avec votre banque et la façon d’automatiser les paiements en toute sécurité.
4. Intégration des bons de commande avec rapprochement à 2 et à 3 voies : vérifiez que la solution offre un rapprochement solide avec les bons de commande. Si vous devez gérer des stocks, le rapprochement à 3 voies apporte beaucoup en comparant les factures aux bons de commande et aux réceptions ; le rapprochement à 2 voies compare les factures et le reste des bons de commande.
5. Suivi personnalisé de la balance âgée fournisseurs : évaluez la capacité du système à produire des balances âgées personnalisées pour la comptabilité fournisseurs. Elles peuvent aussi inclure des indicateurs comme la durée de traitement des factures, la performance des fournisseurs et les KPI de votre équipe.

Choisir la bonne solution, ou la bonne combinaison de solutions, améliorera l’efficacité de votre équipe, réduira les erreurs et améliorera vos relations avec les fournisseurs. N’oubliez pas que la première étape consiste toujours à évaluer et à hiérarchiser vos besoins : ce qui est obligatoire, facultatif ou superflu.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide ou d’éclairages supplémentaires. Notre équipe chez Penon Partners est là pour vous aider à vous y retrouver dans la complexité du choix et de la mise en place d’un ERP, d’un OCR ou de circuits de validation, pour que votre comptabilité fournisseurs donne les meilleurs résultats.

Prenez rendez-vous avec moi ici.