La clé pour réussir la gestion de vos appels d’offres digitaux

Quand des millions de dollars de valeur et d’optimisation dépendent d’un seul processus, les dirigeants ont tout intérêt à en prendre soin.

Dans cet article, nous regardons les appels d’offres (RFP, « Requests for Proposals ») du côté de la demande : l’entreprise qui lance l’appel d’offres. On estime que les appels d’offres ont généré près de 500 milliards de dollars de dépenses d’entreprise dans le monde en 2022. Une grande partie de ces dépenses va à des projets digitaux, dont à peine plus d’un tiers sont correctement mis en œuvre, selon des études récentes.

Avec autant d’argent dépensé par appel d’offres, et si peu de réussites, optimiser votre processus de gestion des appels d’offres ne devrait-il pas être une priorité ?

Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble et des enseignements pratiques pour gérer vos appels d’offres.

Nous aborderons les questions suivantes :

Une définition des appels d’offres.
Les difficultés des acheteurs et des fournisseurs.
Les bonnes pratiques pour les construire.
Les bénéfices habituels pour l’entreprise qui lance l’appel d’offres.
Regards : l’importance des appels d’offres vue par les CEO, CPO, CSO, CMO et CFO.

Les appels d’offres en résumé

Les appels d’offres sont un excellent moyen de lancer le changement dans votre organisation. En les menant efficacement, vous vous assurez que votre entreprise prend des décisions éclairées sur sa transformation digitale. Avec de bons appels d’offres, votre entreprise garde une longueur d’avance sur la concurrence.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d’offres est un document qu’une organisation publie pour demander à des fournisseurs une proposition, c’est-à-dire une offre formelle, pour une solution souhaitée. L’appel d’offres est un processus très répandu pour changer d’outils et… de processus.

Quand recourir à un appel d’offres ?

Pour toute organisation qui veut mettre en œuvre un changement grâce à une solution externe
Surtout pour les projets digitaux et informatiques
Pour les contrats importants au regard de la taille de l’organisation (fort impact dans l’entreprise, le service ou chez ses clients)

Comment réussir vos appels d’offres digitaux ?

Chez Penon, nous nous appuyons sur notre méthode maison SAIL© pour préparer les appels d’offres. Un appel d’offres est un processus en 3 étapes pour voir le changement se concrétiser :

Préparation de l’appel d’offres
1. Définir le problème et les besoins des parties prenantes. Donner un calendrier et une estimation des coûts.
2. Rédiger les exigences de l’appel d’offres.
3. Identifier les soumissionnaires qualifiés. Prendre contact avec les fournisseurs pour les sélectionner. Peut faire partie d’une demande d’information (RFI).
4. Envoyer l’appel d’offres aux fournisseurs
Évaluation des offres
1. Gestion des questions et réponses
2. Analyser les réponses.
3. Réunions avec les fournisseurs et listes restreintes
4. Analyse matricielle
5. Identifier les meilleures propositions.
Attribution du marché
1. Négociations
2. Signature du contrat
3. Mettre en œuvre et suivre le changement.
4. Évaluer les résultats et déterminer le retour sur investissement du projet.

Pour en savoir plus sur notre méthode d’appel d’offres SAIL©, unique en son genre.

Chez Penon Partners, nos consultants ont accompagné des dizaines d’entreprises dans leurs appels d’offres, dans des secteurs aussi variés que la high-tech, la santé, l’aéronautique et la défense, et l’industrie.

Bien comprendre les difficultés habituelles des appels d’offres

Comprendre les difficultés typiques des appels d’offres vous aidera à les mener sans heurts. Elles peuvent toucher les clients (côté demande) comme les fournisseurs (côté offre). En voici une liste :

Les appels d’offres sont complexes et prennent du temps.
Ils sont difficiles à gérer.
Ils peuvent coûter cher, selon le nombre de fournisseurs impliqués et leur(s) implantation(s). Certaines entreprises ont constaté que chaque appel d’offres reçu pouvait leur coûter jusqu’à 1 million de dollars ! (Marchés publics de l’aéronautique et de la défense, etc.)
Il est souvent frustrant de n’avoir aucune nouvelle d’un partenaire ou d’un fournisseur potentiel après lui avoir soumis un appel d’offres, ce qui peut vous amener à perdre tout intérêt pour cette entreprise, tant son attitude nonchalante envers votre activité vous a refroidi ! Et nous savons tous ce qui se passe quand une personne est contrariée par quelque chose… toute l’équipe se met à s’en plaindre aussi ! De plus, ce genre de situation peut entraîner directement des retards, faute d’une bonne communication entre les deux parties (ce qui nous ramène au point de départ !).

Voici quelques-unes des principales difficultés du processus d’appel d’offres, selon un éditeur de logiciels d’appels d’offres.

en savoir plus ici. Le rapport de Loopio repose sur une enquête auprès de 500 personnes impliquées dans le processus d’appel d’offres de leur entreprise, dont des responsables des propositions, des ingénieurs avant-vente et des dirigeants commerciaux et marketing. Loopio est un logiciel de réponse aux appels d’offres qui fait autorité en la matière.

Les bonnes pratiques pour augmenter vos chances de succès

Les bonnes pratiques suivantes vous aideront à réussir la gestion d’un appel d’offres digital :

Menez une analyse approfondie de votre modèle d’affaires actuel.

Mener une analyse approfondie de votre modèle d’affaires actuel est important, car elle vous aide à définir ce qui doit changer, comment, quand et pourquoi.

Définissez les exigences de votre nouveau modèle d’affaires.

Cette étape vous permettra d’établir une feuille de route efficace de conduite du changement, applicable dans la durée en perturbant le moins possible votre organisation ou vos clients et partenaires. Fixez des exigences claires sur la forme et le contenu de l’offre elle-même.

Mettez en place un processus pour communiquer avec tous les fournisseurs impliqués et leur faire des retours.

Mettre en place un processus de communication vous permettra d’améliorer votre réputation d’organisation digne d’attention. Les fournisseurs répondent toujours à plusieurs appels d’offres et doivent comprendre pourquoi le vôtre mérite leur attention. Montrez-leur que vous les accompagnerez dans le processus et qu’ils noueront une relation avec votre organisation, ce que tout commercial en face cherche à faire. Faites-leur savoir que vous leur ferez des retours.

Tirez parti de l’automatisation dans le processus de sélection.

Certaines grandes entreprises ou start-ups bien financées doivent gérer de nombreux appels d’offres par trimestre ou par an. Tirer parti de l’automatisation, comme des logiciels de saisie et d’organisation des données, des solutions d’automatisation robotisée des processus pour les tâches répétitives (RPA) et l’intelligence artificielle pour analyser textes, images ou vidéos (IA), vous aidera à traiter les réponses des fournisseurs plus vite et à grande échelle. Intégrer les données de l’appel d’offres à d’autres systèmes vous aidera à mieux les exploiter pour les ventes, les opérations, l’innovation et les gains de productivité. Par exemple, vous pouvez les intégrer à votre CRM et les relier à vos systèmes MDM ou PLM.

Récoltez les bénéfices d’appels d’offres bien menés

Les appels d’offres sont un outil clé de la transformation digitale. Ils peuvent vous aider à transformer votre entreprise, à changer votre modèle d’affaires, à innover et à vous optimiser.

Tout le processus de gestion des appels d’offres repose sur les principes suivants :

Transformer l’entreprise par les appels d’offres demande un leadership fort, pour s’assurer que les bonnes décisions sont prises à chaque étape du processus ;
Avancer demande des objectifs et des priorités clairs ;
Un bon processus de planification doit être suivi à toutes les étapes d’un projet de gestion d’appel d’offres (de l’élaboration de la stratégie jusqu’à la mise en œuvre) ;

Les appels d’offres sont un excellent moyen de lancer la conduite du changement. La conduite du changement est un processus qui consiste à planifier et à gérer le changement de façon à en réduire l’impact négatif sur les personnes, les systèmes et toute l’organisation. Elle ne concerne pas seulement les changements technologiques ; il s’agit aussi d’améliorer vos processus existants et de les simplifier pour qu’ils soient plus faciles à exécuter, ce qui peut accroître la productivité de votre entreprise ou de votre organisation.

La conduite du changement commence par l’analyse de votre situation actuelle : qu’attend votre équipe de ce projet ? Quels sont ses objectifs ? Comment pouvons-nous les atteindre ensemble ? Une fois que vous avez défini ce qui doit précisément changer dans les processus de travail de votre organisation (et pourquoi), vous voudrez identifier les personnes concernées par ces changements : cela comprend les parties prenantes directes, comme les fournisseurs et partenaires informatiques, mais aussi les parties prenantes indirectes, comme les salariés qui disposent peut-être de plus d’autonomie sur certains aspects sans le savoir encore (ou l’inverse).

Conseils pratiques pour vos appels d’offres

J’ai choisi pour vous les conseils pratiques suivants, qui accompagnent différentes phases de la publication d’un appel d’offres.

Si vous cherchez un logiciel d’appels d’offres, il faut viser juste.
1. Identifiez un problème précis que rencontrent les personnes de votre entreprise.
2. Comprenez les objectifs de votre « public cible » interne.
3. Découvrez ce pour quoi elles prévoient un budget.
4. Étudiez vos concurrents et voyez s’ils mènent déjà mieux leurs appels d’offres.
5. Cherchez le logiciel d’appels d’offres qui répond le mieux à vos besoins.
Appuyez-vous sur vos équipes d’études de marché et de veille concurrentielle

Une fois les objectifs et les changements à obtenir bien compris, tirez parti de l’expertise en études de marché pour présélectionner les fournisseurs.
Laissez les équipes de veille concurrentielle ou d’études de marché classer une liste exhaustive des offres des fournisseurs et des critères d’usage.
Faites-leur mener des entretiens avec des experts pour affiner les options qui s’offrent à vous et préciser vos exigences.
Appuyez-vous sur des réseaux d’experts comme GLG et d’autres pour préqualifier les fournisseurs et connaître les tendances.
Informez vos parties prenantes internes des résultats de ces études.

Adoptez le point de vue des fournisseurs avec qui vous serez en contact pour des appels d’offres plus fluides.
- Collaborer avec les experts métier de votre entreprise est ce qui, selon les fournisseurs, leur prendra le plus de temps. Faites-leur clairement savoir que vous les y aiderez.
- De même, trouver en interne les réponses à leurs questions sera une tâche difficile.
- Laisser un délai suffisant pour répondre à l’appel d’offres sera aussi déterminant.

Découvrez ci-dessous les difficultés que rencontrent habituellement les fournisseurs qui répondent aux appels d’offres.

Source Loopio, voir plus d’informations ci-dessus.

Bien souvent, les entreprises qui répondent aux appels d’offres ont trop d’opportunités en même temps. Elles doivent choisir à quels appels d’offres répondre, en évaluant leurs meilleures chances de succès et leurs capacités à un moment donné. Être clair sur les éléments listés ci-dessus aidera vos fournisseurs à vous donner la priorité parmi de nombreux autres appels d’offres.

Regards

Dans la partie « Regards », nous montrons pourquoi le sujet compte pour différents dirigeants, selon leur fonction.

Le regard du CEO

Lancer le changement. Servez-vous d’un appel d’offres transversal comme d’un moyen concret de lancer le changement dans votre organisation. Parfois, vous finirez par changer des processus et de vieilles habitudes simplement en prenant le temps de regarder les choses d’une façon qui compte pour vos équipes. Optimiser vos processus d’appel d’offres est un sujet transversal que vous pouvez impulser pour harmoniser les pratiques de votre entreprise et améliorer plus vite vos résultats.

Le regard du CPO

Optimiser vos cycles produit. Testez les solutions des fournisseurs pour l’innovation produit et la gestion du cycle de vie de vos produits. Tirez parti de leur expertise pour

Le regard du CSO

Découvrir comment des fournisseurs pourraient accélérer et améliorer votre mise sur le marché. La mise sur le marché est une activité transversale, souvent menée par les ventes mais partagée dans toute l’entreprise. Les dirigeants commerciaux peuvent y gagner en influence. Optimiser ce processus est tout à votre avantage. Ainsi, confier cette optimisation à des fournisseurs et bousculer le statu quo par un appel d’offres peut donner à votre entreprise un avantage certain pour les prochains cycles de vente.

Le regard du CMO

Écouter le marché grâce à un appel d’offres. Tirer parti des étapes d’étude d’un appel d’offres pour comprendre le paysage des fournisseurs d’un marché utile à votre entreprise fera naître des idées innovantes de marchés adjacents et de partenariats pour le marketing et la création de contenu. Vos équipes y gagneront aussi une place de partenaire produit, et vous, une influence accrue en interne comme partenaire métier centré sur le produit.

Le regard du CFO

Prendre la tête de l’harmonisation de l’optimisation des coûts. Une méthode harmonisée d’appel d’offres devrait aider chaque responsable fonctionnel à adopter les bonnes pratiques. Dès lors, vous pouvez vous attendre à une meilleure culture du changement, et les nouveaux outils mis en place grâce à la bonne méthode d’appel d’offres augmenteront la rentabilité de votre entreprise.

Source Loopio, voir plus d’informations ci-dessus.

Sources utiles

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Découvrez cette étude de cas d’appel d’offres digital.

À propos de l’auteur

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Hugues Seureau | Managing Consultant

J’apporte aux dirigeants un regard neuf pour améliorer la performance de leur innovation produit et de leur marketing. Mes clients veulent fonder leurs décisions sur les « jobs-to-be-done » de leurs clients. Ils ont besoin de meilleurs modèles pour aligner leurs feuilles de route produit sur leurs marchés, leurs concurrents et leurs ressources. Ils veulent choisir les bonnes initiatives de transformation sans douleur. Ils peinent à lancer leur prochaine vague d’innovations.

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